Маркетинг

Как создать подпись электронной почты: подробное руководство

Оглавление скрыть 1 Создайте простой макет. 2. Используйте HTML, чтобы сделать вашу подпись более привлекательной. 3 Добавьте логотип....

Написано Ниль Патель · 7 min read >
Как создать подпись электронной почты

Итак, вы хотите создать подпись электронной почты. Или, может быть, он у вас уже есть и вы хотите сделать его лучше. Или, может быть, вы вообще об этом не думали, но теперь, когда мы подняли эту тему, кажется, вам стоит задуматься об этом! 

Независимо от того, на каком этапе процесса вы находитесь, мы здесь для вас с пошаговым руководством по созданию стильной и удобной подписи для вашего личного бренда. Попутно мы укажем на некоторые распространенные ошибки, которые люди допускают, когда пытаются сделать свои собственные подписи, — и поверьте нам: эти ошибки случаются слишком часто!

Создайте простой макет.

Ваша профессиональная подпись в электронном письме должна быть простой и легко читаемой. Вы хотите, чтобы он выглядел хорошо и передал правильное сообщение, но вы также не хотите, чтобы он занимал слишком много места или мешал вашему реальному сообщению. Используйте приятный для глаз шрифт, например Calibri или Arial.

Если вы используете текстовый процессор для создания подписей, убедитесь, что весь текст будет расширяться при копировании в тело электронного письма; в противном случае при отправке через систему Gmail оно может выглядеть как тарабарщина.

Важно, чтобы ваша подпись была короткой и приятной — если она слишком длинная, некоторые люди могут не читать ее всю! Также важно, чтобы любая информация, включенная в него, была актуальной; если не все найдут актуальность в том, что они видят (или, что еще хуже: они даже не узнают, кто это написал!), тогда зачем включать эти детали?

Кроме того, создатель электронной подписи — отличный инструмент для обеспечения единообразия подписей электронной почты. Используя каждый раз один и тот же формат, вы сможете создать себе имидж бренда и свою индивидуальность в сознании людей. Это поможет им вспомнить, кто вы, когда они снова увидят ваше имя в своем почтовом ящике — завтра или через десять лет!

Используйте HTML, чтобы сделать вашу подпись более привлекательной.

  • Используйте HTML, чтобы сделать вашу подпись более привлекательной. Если вам удобно работать с кодом, используйте HTML для выделения жирным шрифтом и курсивом или подчеркните текст в подписи электронного письма.
  • Используйте размер шрифта 16-18. Это позволит выделить самые важные слова в вашем сообщении среди остальных, что поможет читателям быстро и легко усваивать информацию.
  • Выберите шрифт, который легко читается как на мобильных устройствах, так и на настольных компьютерах. Это может быть непросто, но есть несколько хороших способов гарантировать, что люди по-прежнему смогут видеть то, что вы написали, когда они открывают свои почтовые ящики на своих телефонах или планшетах (и наоборот).
  • Убедитесь, что шрифт удобен для чтения в почтовом клиенте! Некоторые шрифты могут выглядеть великолепно на первый взгляд, но вызывают проблемы при просмотре другими людьми, на устройствах которых не установлены специальные инструменты — они могут отображаться неправильно в некоторых почтовых клиентах, поскольку они не поддерживаются изначально таблицами стилей дизайна этих программ. (ССС).

Вы можете включить логотип в свою подпись. Это можно использовать как визуальный сигнал для идентификации вашего бренда. Если у вас несколько логотипов, рассмотрите возможность использования того, который соответствует вашему бренду и предназначен для использования в деловых документах. Убедитесь, что он четкий, простой, узнаваемый и имеет тот же размер, что и остальной контент в дизайне вашей подписи электронной почты.

Укажите свое настоящее имя и должность.

Ваше настоящее имя более личное, чем псевдоним, и вам следует использовать его в своей подписи. Это поможет вашим получателям почувствовать большую связь с вами, что важно для укрепления доверия и построения отношений. Ваше настоящее имя также показывает, что вы профессионал, а это важная часть серьезного отношения на рабочем месте.

Мы рекомендуем использовать ваше имя и фамилию (без отчества), но некоторые люди предпочитают использовать свое полное официальное имя или только имя и фамилию (например, Джон Смит). Выбор полностью за вами!

Включите ссылки на свой блог, профили в социальных сетях и другие онлайн-профили.

  • Если у вас есть блог и/или профили в социальных сетях, также включите ссылки на них.
  • Укажите свой адрес электронной почты и номер телефона, если люди могут безопасно связаться с вами через них.
  • Не забудьте свой веб-сайт и контактную информацию (если применимо).
  • Рассмотрите возможность добавления ссылок на другие онлайн-профили, такие как LinkedIn, Twitter или Instagram, которые могут быть полезны для связи с вами.

Включите рукописную подпись.

  • Включите рукописную подпись.

Рукописные подписи более личные, чем автограф, и помогают сделать вашу подпись в электронном письме более аутентичной. Они также выделяются, потому что люди редко используют их в современной жизни — поэтому, когда вы это сделаете, люди, скорее всего, обратят внимание! Вам не обязательно писать от руки каждое слово каждой буквы в вашей подписи; просто напишите «Самый лучший», «С уважением» или что-то подобное в конце каждого сообщения.

  • Используйте цветовые схемы, которые соответствуют идентичности вашего бренда.

Вам следует интегрировать цвет в общий вид вашего бренда, выбирая цвета, которые хорошо сочетаются друг с другом и отражают суть того, что вы пытаетесь передать (или, по крайней мере, не конфликтуют). Например, если одним из основных посланий вашего бизнеса является профессионализм (и/или доверие), рассмотрите возможность использования вместо этого таких оттенков, как темно-синий или черный, как часть схемы брендинга; эти цвета, как правило, не только отражают профессионализм, но и подразумевают авторитет тех, кто носит их достаточно регулярно, чтобы со временем познакомиться с ними.

Сделайте его гармонирующим с остальным стилем вашего бренда.

Выбор правильного шрифта для подписи электронного письма — важная часть создания единообразного образа вашего бренда. Вы можете использовать тот же шрифт, что и на вашем сайте, или использовать что-то другое. Возможно, вы захотите поменять некоторые буквы в названии вашей компании (например, «Студия» вместо «Студии»), чтобы избежать путаницы между типами бизнеса или предлагаемыми услугами. Если вы хотите включить более одной строки, попробуйте поиграть со шрифтами, прежде чем выбрать тот, который лучше всего подходит для нескольких строк.

Вы также можете настроить другие аспекты его внешнего вида: при необходимости изменить цветовые схемы, цвета фона (или изображения!) И изображения логотипа.

Избегайте включения слишком большого количества информации.

В нем слишком легко увлечься, и он включает в себя множество различных ссылок, контактной информации и других деталей. Но важно не перегружать получателей ненужной информацией. Вот несколько вещей, которые следует избегать добавлять в подпись электронной почты:

  • Ваше полное имя, должность или название компании. Большинству людей это не нужно в почтовых ящиках — они, вероятно, уже знают, кто вы!
  • Телефонные номера). Включение вашего номера телефона может показаться хорошей идеей (на случай, если кто-то захочет с вами связаться), но более вероятно, что люди сами добавят эту информацию, когда позвонят или отправят вам сообщение напрямую.
  • Адрес(а). Некоторые могут возразить, что указание адреса будет полезно для всех, кто пытается узнать, где находится ваш офис, но мы обнаружили, что большинство людей самостоятельно определяют, где находится офис, достаточно подключения к Интернету и нескольких минут поиска. в любом случае онлайн.
  • Профили/дескрипторы/ссылки в социальных сетях (Facebook/Instagram/и т. д.). Хотя в некоторых офисах есть политика включения ссылок на социальные сети в электронные письма, отправляемые с рабочих учетных записей, в других нет; на самом деле в этом нет никакого смысла, поскольку любой может в любом случае загуглить любую информацию о вашей компании, которую захочет!

Установите кликабельную фотографию профиля.

Это может быть просто фотография, кликабельная и хорошего качества. Лучше всего вам будет использовать программу для редактирования изображений, такую ​​​​как Photoshop или GIMP, но если у вас нет доступа к этим программам, существует множество онлайн-инструментов, которые позволят вам довольно легко создать собственную кликабельную фотографию профиля. . Вам просто нужна ссылка внизу подписи вашего электронного письма (она должна выглядеть примерно так: https:// www.Examplewebsite.com/peter), а затем вставьте ее в одну из строк поиска этих веб-сайтов.

Также важно, чтобы ваша подпись электронной почты не была слишком большой или маленькой — в идеале все изображение должно иметь размер 300×60 пикселей (что эквивалентно 600 пикселям в ширину). Если оно больше этого значения, Gmail не будет отображать его должным образом, когда люди получат от вас электронные письма; если оно меньше этого значения, Gmail уменьшит все изображения, включенные в HTML-код (что означает, что они также не будут отображаться должным образом).

Прежде чем отправлять электронное письмо, проверьте его на наличие ошибок.

Даже если вы дважды и трижды проверили свою подпись в электронном письме, ваши глаза все равно могут пропустить хотя бы одну ошибку. Лучше всего проверить наличие ошибок перед отправкой электронного письма на случай, если с ним что-то не так, что помешает кому-то прочитать его или ответить на него.

  • Проверьте наличие орфографических ошибок. Это то, что должен сделать каждый перед отправкой электронного письма, но это особенно важно при создании подписи электронного письма, поскольку опечатка может привести к некоторой путанице, когда получатели попытаются понять, что вы пытаетесь сказать.
  • Проверьте наличие грамматических ошибок. В Интернете доступно множество инструментов (например, Grammarly), которые помогут обнаружить грамматические ошибки в тексте и подскажут, как их исправить, если это необходимо; однако эти инструменты не всегда работают идеально — например, иногда они предлагают неправильные изменения, основываясь на собственных алгоритмах, а не на человеческом понимании, — поэтому вам может быть полезно лично проверить то, что вы написали, прежде чем что-либо отправлять. в мир
  • Проверьте наличие ошибок форматирования и отсутствующих ссылок. Точно так же, как мы обсуждали выше проверку орфографии и грамматики, этот шаг применим и здесь, поскольку проблемы с форматированием часто сбивают людей с толку при чтении онлайн-контента, такого как электронные письма или веб-сайты, где поблизости может не хватить контекстных подсказок, если что-то не так. имеет неправильный формат (примеры включают абзацы, начинающиеся с середины предложения, а не после полных предложений). Кроме того, убедитесь, что нет неработающих ссылок, которые могут привести к тому, что браузеры читателей перестанут работать должным образом при попытке доступа к этим страницам!

Обновите свою подпись

Если ваша подпись плохая, обновите ее.

Не забудьте обновить свою подпись при изменении адреса электронной почты.

Не забудьте обновить подпись, когда меняете имя (например, если выходите замуж и берете фамилию супруга).

Если вы все еще работаете в той же компании, но сменили должность, не забудьте также обновить это в подписи!

Кроме того, шаблон подписи электронной почты может помочь вам сэкономить время при обновлении подписи электронной почты. Если вам нужно обновить информацию в подписи электронного письма, это так же просто, как отредактировать шаблон и сохранить его снова. Вам не нужно входить в каждую учетную запись электронной почты индивидуально и вручную менять каждую!

Заключительные слова

Теперь, когда вы знаете, как сделать свою подпись великолепной, пришло время начать ее использовать! Но прежде чем вы броситесь в мир и улучшите все свои электронные письма с помощью новой подписи, нужно помнить еще о нескольких вещах. Во-первых, помните, что хотя подписи электронной почты прошли долгий путь с момента своего появления, они все еще не идеальны.

Всегда есть возможности для улучшения, поэтому, если что-то не работает, не бойтесь что-то изменить и попробуйте еще раз. Во-вторых (и самое главное), не копируйте чужую подпись просто потому, что она выглядит красиво: никто не хочет, чтобы его уникальный голос украл кто-то, кто считает, что все это — слишком большая работа! Так что проявите творческий подход к своему; в конце концов, что может быть веселее, чем создавать что-то новое с нуля?

Помните, генератор подписей электронной почты — это всего лишь инструмент, а художник — вы. Так что проявите творческий подход!

Оставьте комментарий

Translate »