Como garantir que seus fornecedores estejam em conformidade com os dados e a confidencialidade do cliente

Com mais empresas migrando para a nuvem, há uma necessidade maior de garantir a privacidade, a segurança e a conformidade dos dados em várias plataformas. Para proteger sua prática contra riscos potenciais associados ao uso de fornecedores que não estejam em conformidade com os protocolos de confidencialidade de dados e clientes, você deve poder confiar que seus fornecedores estão tomando as medidas apropriadas para manter as informações confidenciais seguras.

No entanto, a triste realidade é que nem todos os fornecedores são tão compatíveis quanto deveriam, e usar um fornecedor que não adere aos protocolos necessários pode colocar a sua prática em perigo. Para proteger sua prática, saber o que procurar ao avaliar fornecedores é fundamental para que você possa tomar uma decisão informada ao selecionar um para o seu negócio.

Como garantir a conformidade do fornecedor com os dados e a confidencialidade do cliente

Garantir a conformidade do fornecedor com os dados e a confidencialidade do cliente envolve implementar acordos claros, auditorias regulares e sistemas de monitoramento robustos. Comece com uma lista de verificação completa de conformidade do fornecedor que destaque os requisitos de segurança e confidencialidade dos dados. Realize avaliações periódicas para verificar a adesão e forneça treinamento regular para os fornecedores sobre práticas de conformidade. Protocolos de comunicação fortes e medidas proativas podem proteger sua empresa de riscos potenciais, mantendo a confiança e a conformidade legal.

• Crie uma lista de verificação detalhada de conformidade do fornecedor.
• Incluir cláusulas de confidencialidade de dados nos contratos.
• Realizar auditorias periódicas de segurança dos fornecedores.
• Forneça treinamento de conformidade aos fornecedores.
• Use ferramentas para monitorar e rastrear a conformidade do fornecedor.

Por que é importante estar ciente das práticas dos fornecedores?

Ao administrar uma empresa, é importante estar ciente das práticas e do desempenho de seus fornecedores. O baixo desempenho do fornecedor pode afetar a satisfação do cliente e levar à diminuição dos lucros.

O baixo desempenho do fornecedor pode impactar significativamente o seu negócio, como diminuição da satisfação do cliente ou aumento dos custos de mão de obra associados à resolução de problemas devido a peças ou serviços defeituosos fornecidos por fornecedores com baixo desempenho. 

As empresas devem realizar pesquisas minuciosas ao avaliar potenciais fornecedores, prestando atenção à sua experiência no fornecimento de bens ou serviços de qualidade e outros fatores. Além disso, as empresas devem garantir que qualquer fornecedor potencial cumpra as regulamentações do setor. Alguns setores, como prestadores de serviços médicos e agências de aplicação da lei trabalhar com dados pessoais confidenciais e garantir a segurança e a conformidade é ainda mais importante. 

À medida que a tecnologia avança e ocorre mais partilha de dados entre empresas, protocolos robustos de cibersegurança tornam-se cada vez mais essenciais para proteger os activos de dados contra potenciais ameaças representadas por acesso não autorizado ou agentes maliciosos online. As empresas devem garantir que as plataformas dos parceiros sejam atualizadas regularmente, que ferramentas de monitoramento suficientes rastreiem atividades suspeitas na infraestrutura de rede e que políticas rigorosas de privacidade de dados protejam as informações dos clientes contra o uso indevido.

Criando um processo de seleção de fornecedores mais seguro

O crescimento e o sucesso dos negócios dependem de parcerias fortes. No entanto, escolher o fornecedor certo para sua marca pode ser difícil. Abaixo estão algumas considerações que você deve ter em mente ao selecionar um fornecedor:

Pesquisando e investigando fornecedores

Ao pesquisar fornecedores potenciais, é crucial olhar além de seus sites. Você deve exigir que o fornecedor forneça informações financeiras, como balanços, demonstrações de resultados e declarações fiscais. Pergunte aos fornecedores em potencial sobre sua experiência de trabalho com produtos ou serviços semelhantes. Você também entrará em contato com clientes anteriores do fornecedor para obter insights sobre a eficácia de seu trabalho, bem como sobre quaisquer desafios que possam ter enfrentado ao colaborar em projetos.

Evitando armadilhas comuns na seleção de fornecedores

Ao selecionar um fornecedor, é fundamental lembrar que o custo nem sempre é o fator mais crítico na tomada de decisão. É igualmente importante considerar se eles oferecerão valor, como atendimento de qualidade ao cliente ou recursos adicionais que seu projeto possa exigir. Além disso, é essencial concordar com as condições de pagamento antes de iniciar qualquer acordo contratual. Esclarecer as expectativas antecipadamente minimiza disputas sobre pagamentos posteriores na parceria.

Implementando um processo sistemático para escolha de fornecedores para sua marca

Para garantir uma decisão informada ao selecionar um fornecedor para sua marca, crie um sistema de avaliação que priorize as principais qualidades que você procura, incluindo conhecimento técnico de plataformas específicas ou experiência em determinados setores. 

O conhecimento técnico em seu setor é importante. Por exemplo, ao atender clientes acadêmicos, nossos pontos de discussão e processos atendem especificamente a pesquisadores que precisam garantir que suas interações de admissão, entrevistas e sessões de grupo sejam documentadas com precisão, a fim de manter a precisão dos dados para serem usados ​​em pesquisas futuras. 

Por exemplo, classifique os candidatos com base em critérios como:

• Adição de valor – Que serviços extras eles poderiam fornecer?
• Credibilidade – Que tipo de portfólio eles têm?
• Profissionalismo – Quão receptivos eles são no retorno de e-mails e ligações?
• Compatibilidade – Nossos valores estão alinhados?

Isso garante que cada candidato seja avaliado de forma justa em relação a parâmetros predefinidos e que as partes interessadas possam avançar com segurança com a melhor decisão após uma avaliação adequada.

Dicas para manter a conformidade do fornecedor

A conformidade do fornecedor é parte integrante de qualquer negócio e é essencial garantir que os fornecedores cumpram suas obrigações contratuais com rapidez e segurança. Aqui estão quatro dicas práticas para ajudar a manter a conformidade do fornecedor:

Estabeleça diretrizes e procedimentos claros para conformidade do fornecedor

Isto deve incluir informações detalhadas sobre o que se espera do fornecedor quando tarefas específicas precisam ser concluídas e quaisquer consequências pelo não cumprimento do acordo. Um exemplo comum disso é ao obter transcrições, firmas legais e as agências de segurança pública devem usar transcritores que sejam cidadãos dos EUA e tenham passado por verificações de antecedentes criminais.

Esses tipos de requisitos precisam ser comunicados claramente e com antecedência aos fornecedores. Não há espaço para ambigüidades ou presumir que uma organização já faz isso ao comunicar essas expectativas e garantir que sejam compreendidas por todos os envolvidos. 

Crie protocolos para auditar fornecedores regularmente

Deve existir um processo de auditoria robusto para monitorar continuamente o desempenho dos fornecedores em relação às políticas e padrões acordados. Isso pode ajudar a identificar possíveis problemas antecipadamente e evitar que os problemas se agravem no futuro.

Implementar medidas para garantir que os fornecedores cumpram os regulamentos de proteção de dados

A segurança dos dados deve sempre ser levada a sério, por isso é importante ter medidas fortes que protejam os dados dos clientes contra evasão maliciosa ou acesso não autorizado. Avaliações regulares de sistemas de terceiros devem ser realizadas para garantir que os dados sejam sempre tratados com segurança. 

Além de manterem o controle organizacional sobre os processos de tratamento de dados, as organizações podem trabalhar com seus fornecedores para garantir que eles cumpram suas próprias verificações e equilíbrios em relação aos protocolos de privacidade de dados estabelecidos pela legislação nacional, como o Regulamento Geral de Proteção de Dados (GDPR).

Monitore mudanças na indústria que possam impactar a conformidade do fornecedor 

À medida que a tecnologia evolui, também evoluem as regulamentações que a cercam. Manter-se atualizado sobre quaisquer alterações ajudará a garantir que sua organização permaneça em conformidade com as expectativas de seus parceiros e com quaisquer requisitos legais que possam ser aplicáveis.

Garanta que seus parceiros mantenham altos padrões de conformidade

Encontrar o fornecedor certo para sua marca é uma tarefa importante que requer pesquisa e análise cuidadosas. Desde ter em conta todos os custos associados a uma potencial parceria até à criação de um processo sistemático de avaliação, existem vários passos a seguir ao selecionar o melhor parceiro para o seu negócio. No entanto, seguindo as dicas deste artigo, você pode garantir que o relacionamento com os fornecedores permaneça em conformidade e seja benéfico para ambas as partes.