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Como criar uma assinatura de e-mail: um guia detalhado

Índice ocultar 1 Crie um layout simples. 2 Use HTML para tornar sua assinatura mais atraente. 3 Incluir um logotipo....

Escrito por Niel Patel · 7 min read >
Como criar uma assinatura de e-mail

Então você quer criar assinatura de email. Ou talvez você já tenha um e queira melhorá-lo. Ou talvez você nem tenha pensado nisso, mas agora que tocamos no assunto, isso parece ser algo que deveria estar em sua mente! 

Independentemente de onde você esteja no processo, estamos aqui com um guia passo a passo para criar uma assinatura elegante e confortável para sua marca pessoal. Ao longo do caminho, apontaremos alguns erros comuns que as pessoas cometem quando tentam fazer suas próprias assinaturas – e acredite: esses erros acontecem com muita frequência!

Crie um layout simples.

Sua assinatura de e-mail profissional deve ser simples e fácil de ler. Você quer que tenha uma boa aparência e transmita a mensagem certa, mas também não quer que ocupe muito espaço ou atrapalhe sua mensagem real. Use uma fonte que seja agradável aos olhos, como Calibri ou Arial.

Se você usar um processador de texto para criar suas assinaturas, certifique-se de que todo o texto será expandido quando copiado para o corpo do e-mail; caso contrário, pode parecer algo sem sentido quando enviado pelo sistema do Gmail.

É importante que você mantenha o comprimento da sua assinatura curto e agradável - se for muito longo, algumas pessoas podem não se dar ao trabalho de ler tudo! Também é importante que qualquer informação incluída nele seja relevante; se nem todos encontrarão relevância no que estão vendo (ou pior ainda: nem saberão quem escreveu isso!), então por que se preocupar em incluir esses detalhes?

Além disso, um criador de assinatura de e-mail é uma ótima ferramenta para garantir que suas assinaturas de e-mail sejam consistentes. Usando sempre o mesmo formato, você será capaz de criar uma imagem de marca e uma identidade para si mesmo na mente das pessoas. Isso os ajudará a lembrar quem você é quando virem seu nome na caixa de entrada novamente - seja amanhã ou daqui a dez anos!

Use HTML para tornar sua assinatura mais atraente.

  • Use HTML para tornar sua assinatura mais atraente. Se você se sentir confortável trabalhando com código, use HTML para adicionar negrito e itálico ou sublinhar o texto em sua assinatura de e-mail.
  • Use um tamanho de fonte de 16 a 18. Isso garantirá que as palavras mais importantes da sua mensagem se destaquem das demais, o que ajudará os leitores a absorver as informações com rapidez e facilidade.
  • Escolha uma fonte que seja fácil de ler em dispositivos móveis e também em computadores desktop. Isso pode ser desafiador, mas existem algumas boas opções para garantir que as pessoas ainda possam ver o que você escreveu quando abrirem suas caixas de entrada em seus telefones ou tablets (e vice-versa).
  • Certifique-se de que a fonte também seja fácil para as pessoas lerem em seus clientes de e-mail! Algumas fontes podem parecer ótimas à primeira vista, mas causar problemas quando visualizadas por outras pessoas que não possuem ferramentas especiais instaladas em seus dispositivos – elas podem não aparecer corretamente em determinados clientes de e-mail porque não são suportadas nativamente pelas folhas de estilo de design desses programas. (CSS).

Você pode incluir um logotipo em sua assinatura. Isso pode ser usado como uma dica visual para identificar sua marca. Se você tiver vários logotipos, considere usar um que seja consistente com sua marca e que tenha sido projetado para uso em documentos comerciais. Certifique-se de que seja claro, simples, reconhecível e do mesmo tamanho do restante do conteúdo do design da sua assinatura de e-mail.

Inclua seu nome verdadeiro e cargo.

Seu nome verdadeiro é mais pessoal do que um apelido e você deve usá-lo em sua assinatura. Isso ajudará seus destinatários a se sentirem mais conectados a você, o que é importante para construir confiança e construir relacionamentos. Seu nome verdadeiro também mostra que você é profissional, o que é uma parte importante para ser levado a sério no local de trabalho.

Recomendamos usar seu nome e sobrenome (sem nomes do meio), mas algumas pessoas preferem usar seu nome legal completo ou apenas a inicial e o sobrenome (por exemplo, John Smith). A escolha depende inteiramente de você!

Inclua links para seu blog, perfis de mídia social e outros perfis online.

  • Se você tiver um blog e/ou perfis de mídia social, inclua links para eles também.
  • Inclua seu endereço de e-mail e número de telefone se for seguro para as pessoas entrarem em contato com você por meio deles.
  • Não se esqueça do seu site e informações de contato (se aplicável).
  • Considere adicionar links para outros perfis online, como LinkedIn, Twitter ou Instagram, que podem ser úteis para entrar em contato com você.

Inclua uma assinatura manuscrita.

  • Inclua uma assinatura manuscrita.

Assinaturas manuscritas são mais pessoais do que um autógrafo e ajudam a tornar sua assinatura de e-mail mais autêntica. Eles também se destacam porque é raro que as pessoas os usem na vida moderna – então, quando você o fizer, é provável que as pessoas prestem atenção! Você não precisa escrever à mão cada palavra de cada letra de sua assinatura; basta escrever “Atenciosamente” ou “Atenciosamente” ou algo semelhante no final de cada mensagem.

  • Use esquemas de cores que correspondam à identidade da sua marca.

Você deve integrar a cor à aparência geral da sua marca, escolhendo cores que funcionem bem juntas e representem a essência do que você está tentando transmitir (ou pelo menos não entrem em conflito). Por exemplo, se uma das principais mensagens da sua empresa é profissionalismo (e/ou confiança), considere usar tons como azul marinho ou preto como parte do esquema de marca; essas cores tendem não apenas a refletir profissionalismo, mas também a implicar autoridade em nome daqueles que as usam com regularidade suficiente para que se familiarizem com elas ao longo do tempo.

Faça com que combine com o resto do estilo da sua marca.

Escolher a fonte certa para sua assinatura de e-mail é uma parte importante da criação de uma aparência consistente para sua marca. Você pode usar a mesma fonte do seu site ou escolher algo diferente. Você pode trocar algumas letras no nome da sua empresa (por exemplo, “Estúdio” em vez de “Estúdios”) para evitar confusão entre os tipos de negócios ou serviços oferecidos. Se você quiser incluir mais de uma linha, experimente brincar com as fontes antes de decidir qual funciona melhor para várias linhas.

Você também pode personalizar outros aspectos de sua aparência: alterar esquemas de cores, cores de fundo (ou imagens!) E imagens de logotipo, se necessário.

Evite incluir muitas informações.

É muito fácil se deixar levar e inclui muitos links diferentes, informações de contato e outros detalhes. Mas é importante não sobrecarregar os destinatários com informações desnecessárias. Aqui estão algumas coisas que você deve evitar adicionar à sua assinatura de e-mail:

  • Seu nome completo, cargo ou nome da empresa. A maioria das pessoas não precisa disso em suas caixas de entrada – elas provavelmente já sabem quem você é!
  • Números de telefone). Incluir seu(s) número(s) de telefone pode parecer uma boa ideia (caso alguém queira entrar em contato com você), mas é mais provável que as próprias pessoas adicionem essas informações quando ligarem ou enviarem mensagens de texto diretamente para você.
  • Endereço(s). Alguns podem argumentar que incluir um endereço seria útil para qualquer pessoa que tentasse descobrir onde seu escritório está localizado - mas descobrimos que a maioria das pessoas descobre onde fica o escritório por conta própria, com apenas uma conexão à Internet e alguns minutos de pesquisa. de qualquer maneira.
  • Perfis/nomes/links de mídia social (Facebook/Instagram/etc.). Embora alguns escritórios tenham políticas sobre a inclusão de links de redes sociais em e-mails enviados de contas de trabalho, outros não; realmente não faz sentido, já que qualquer pessoa pode pesquisar no Google todas as informações que quiser sobre sua empresa!

Configure uma foto de perfil clicável.

Isso pode ser tão simples quanto uma foto clicável e de boa qualidade. A melhor coisa a fazer seria usar um programa de edição de imagens como Photoshop ou GIMP, mas se você não tiver acesso a esses programas, existem muitas ferramentas online que permitirão criar sua própria foto de perfil clicável com bastante facilidade. . Você só precisa do link na parte inferior da sua assinatura de e-mail (deve ser parecido com isto: https://www.Exemplowebsite.com/peter) e colá-lo em uma das barras de pesquisa desses sites.

Também é importante que sua assinatura de e-mail não seja muito grande ou pequena – o ideal é que a imagem inteira tenha 300×60 pixels (o que equivale a 600px de largura). Se for maior que isso, o Gmail não o exibirá corretamente quando as pessoas receberem seus e-mails; se for menor que isso, o Gmail reduzirá todas as imagens incluídas no código HTML (o que significa que elas também não serão exibidas corretamente).

Teste se há erros antes de enviar o e-mail.

Mesmo que você tenha verificado duas ou três vezes sua assinatura de e-mail, é provável que seus olhos não percebam pelo menos um erro. É melhor testar se há erros antes de enviar o e-mail, caso haja algo errado com ele que impeça alguém de lê-lo ou respondê-lo.

  • Verifique se há erros ortográficos. Isso é algo que todos devem fazer antes de enviar um e-mail, mas é especialmente importante ao criar uma assinatura de e-mail porque um erro de digitação pode resultar em alguma confusão quando os destinatários tentam descobrir o que você está tentando dizer.
  • Verifique se há erros gramaticais. Existem muitas ferramentas disponíveis na Internet (como Grammarly) que podem ajudar a detectar erros gramaticais no texto e dar sugestões sobre como corrigi-los, se necessário; no entanto, essas ferramentas nem sempre funcionam perfeitamente - por exemplo, às vezes elas sugerem alterações incorretas com base em seus próprios algoritmos, em vez de em insights humanos - portanto, pode ser útil verificar pessoalmente o que você escreveu antes de enviar qualquer coisa para o mundo
  • Verifique se há erros de formatação e links ausentes: Assim como discutimos acima, verificação ortográfica e gramatical, esta etapa também se aplica aqui, pois problemas de formatação geralmente levam as pessoas ao erro ao ler conteúdo on-line, como e-mails ou sites onde pode não haver pistas de contexto suficientes por perto, se algo acontecer. está formatado incorretamente (os exemplos incluem parágrafos que começam no meio da frase, em vez de depois de frases completas). Além disso, certifique-se de que não haja links quebrados que possam fazer com que os navegadores dos leitores parem de funcionar corretamente ao tentar acessar essas páginas!

Atualize sua assinatura

Se sua assinatura estiver ruim, atualize-a.

Não se esqueça de atualizar sua assinatura ao alterar seu endereço de e-mail.

Não se esqueça de atualizar sua assinatura ao mudar de nome (por exemplo, se você se casar e usar o sobrenome do cônjuge).

Se você ainda está na mesma empresa, mas mudou de cargo, não se esqueça de atualizar isso também na assinatura!

Além disso, um modelo de assinatura de e-mail pode ajudar você a economizar tempo na hora de atualizar sua assinatura de e-mail. Se precisar atualizar as informações da sua assinatura de e-mail, basta editar o modelo e salvá-lo novamente. Você não precisa fazer login em cada conta de e-mail individualmente e alterar manualmente cada uma delas!

Considerações finais

Agora que você sabe como deixar sua assinatura linda, é hora de começar a usá-la! Mas antes de sair correndo pelo mundo e melhorar todos os seus e-mails com sua nova assinatura, há mais algumas coisas que você deve ter em mente. Primeiro, lembre-se de que, embora as assinaturas de e-mail tenham percorrido um longo caminho desde a sua criação, elas ainda não são perfeitas.

Sempre há espaço para melhorias – então, se algo não estiver funcionando, não tenha medo de mudar as coisas e tentar novamente. Em segundo lugar (e mais importante), não copie a assinatura de outra pessoa apenas porque parece bonita: ninguém quer que sua voz única seja roubada por alguém que acha que tudo isso dá muito trabalho! Então seja criativo com o seu; afinal, o que poderia ser mais divertido do que criar algo novo do zero?

Lembre-se de que um gerador de assinatura de e-mail é apenas uma ferramenta e você é o artista. Então seja criativo!

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